Modern Communication
Unified Communication und Collaboration (UCC) führt im Idealfall zu schnellen internen Abläufen, mehr Innovation und Produktivität der Wissensarbeiter, geringeren Kosten und zufriedeneren Mitarbeitern.
Entsprechend haben sich viele Unternehmen mit modernen Lösungen und Systemen ausgestattet. Für eine vollständige Integration fehlen aber oftmals die Zeit und das Know-how. Deshalb sind Kommunikations- und IT-Landschaften häufig geprägt von Insellösungen unterschiedlicher Anbieter – oft stand-alone eingesetzt oder nur ansatzweise verzahnt. Ergebnis ist, dass die Anwendungen nicht so genutzt werden wie es möglich wäre. Die Kosten für die Pflege steigen mit jedem neuen System oder jeder neuen Applikation und die erhoffte Produktivitätssteigerung bleibt aus. Unterm Strich rechnen sich die Investitionen nicht.
Das größte Potenzial ist zu heben, wenn alle Kommunikationsdienste in einer einheitlichen Anwendungsumgebung integriert sind – und zwar durchgängig. Dieser Gedanke einer Vereinheitlichung von Kommunikation und Zusammenarbeit im Sinne von „unified“ beschäftigt derzeit viele Unternehmen. Wir möchten im Folgenden aufzeigen, wie Sie in sieben Schritten eine einheitliche, integrierte Kommunikations- und Kollaborationsumgebung erreichen können.
Durchgängige UC-Strategie
Das Top Management sollte im Vorfeld eine einheitliche UC-Strategie festgelegen. Die nahtlose Integration aller im Unternehmen vorhandenen Kommunikationsdienste ist notwendig, damit eine möglichst reibungslose und intuitive Kommunikation erfolgen kann. Sind diese Voraussetzungen geschaffen, lässt sich UCC umso einfacher und damit schneller adaptieren.
Eine Lösung für das gemeinsame Bearbeiten von Dateien per Team-Collaboration innerhalb des Unternehmens zu schaffen, ist schon eine Herausforderung für sich. Aber Projekte müssen immer häufiger mit externen Partnern und Kunden zusammen durchgeführt werden. Hierzu müssen sichere (ISO 27001) Sync & Share Werkzeuge zum Einsatz kommen, die den Anforderungen an Mandanten, Rollen & Rechte sowie Login aller Aktivitäten bereitstellen.
Das richtige Equipment
Sicherlich macht es Sinn, rollenbasierte Arbeitsplatzpakete nach Nutzungsgrad und individueller Vorliebe bereit zu stellen. Beispiele dafür sind:
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unterschiedliche Headsets: schnurlos/schnurgebunden, ein Ohr/zwei Ohren, etc.
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dedizierte Tischtelefone: mit und ohne Beistellmodule anstelle von Softclients
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unterschiedliche Typen von Kameras: kein HD/ Full HD
2. Frühzeitig die Mitarbeiter an Bord holen
Die Einführung einer UCC Lösung bedeutet immer einen Veränderungsprozess im Verhalten der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sind ein wichtiger Teil des UC Projektes und müssen daher schon zu Beginn mit eingebunden werden. Eine Möglichkeit besteht darin, so genannte Friendly User zu bestimmen. Diese testen die in der Pilotphase die neue Kommunikationslösung und können wertvolles Feedback geben. Darüber hinaus sollten alle Mitarbeiter in einer Schulung den richtigen Umgang mit UCC lernen.
IT-Systeme richtig kombinieren
Um die Einfachheit der Nutzung zu steigern und die Akzeptanz zu erhöhen, sollten alle UCC-Komponenten weitestgehend automatisiert beim Hochfahren des PCs starten, sodass ein separates Anmelden entfällt. Ferner sollte das UCC-System vollständig in das unternehmensweite Group Ware System integriert sein. Das heißt, dass zum Beispiel Abwesenheitsgründe im Outlook automatisch zu Profiländerungen im UCC Präsenzstatus führen und das entsprechende Rufumleitungsprofil, zum Beispiel Sprachbox bei „nicht erreichbar“, aktiviert wird.
Sowohl für die interne IT als auch für die Mitarbeiter steht bei der Umstellung auf UCC viel Neues auf der Agenda. Doch nach einer gewissen Eingewöhnungszeit wird auch diese Art der Kommunikation und Zusammenarbeit zum daily business gehören