Customer Success Story: ZusammenLeben

Von der Not zur Tugend – Wie der Verein ZusammenLeben e.V. neue (digitale) Wege der Zusammenarbeit geht

Persönliche Begegnungen sind die Kernarbeit von ZusammenLeben e.V., einem gemeinnützigen Verein, der erwachsenen Menschen mit Assistenzbedarf vielseitige Wohn- und Arbeitsmöglichkeiten am Stadtrand von Hamburg bietet. In Zeiten der Corona-Pandemie ist die Arbeit des Vereins unmittelbar von den Beschränkungen und Auflagen betroffen, aber auch die Arbeit der Verwaltung wurde Mitte März auf eine Probe gestellt. Da auch die Mitarbeitenden der Verwaltung im Lockdown arbeitsfähig bleiben und sich von heut auf morgen im Homeoffice organisieren mussten, wurden die Digitalisierungspläne beschleunigt und in die Tat umgesetzt. Einige Vorkehrungen waren bereits getroffen und auch ein Teil der Mitarbeitenden war für das Arbeiten von zuhause gewappnet, dennoch fehlte es an zentralen digitalen Möglichkeiten, um den persönlichen Austausch aufrechtzuerhalten und weiter zusammenarbeiten zu können. Da klingelte bei uns das Telefon, ob die 6PAC Bricks bei dem Vorhaben, eine internen Kollaborationsplattform zu schaffen, unterstützen könne. Wie wir innerhalb kürzester Zeit dafür gesorgt haben, die Kommunikation sicherzustellen und es geschafft haben, ZusammenLeben e.V. mit neuen digitalen Wegen der Zusammenarbeit für die Zukunft zu rüsten, berichten wir hier.

Ausgangslage und Anforderungen

Im Rahmen unserer initialen Bestands- und Anforderungsaufnahme wurde schnell deutlich, dass bei ZusammenLeben e.V. ein digitaler „Rundumschlag“ sinnvoll und gewollt ist. Zum Startzeitpunkt des Projektes gab es ausschließlich fest installierte PCs für die Mitarbeiter*innen in einem zentralen Gebäude, in dem sich ein Teil der Verwaltung befindet, oder Terminalrechner in den Wohneinrichtungen. Dokumente und Informationen wurden per Mail ausgetauscht und anschließend lokal auf den Rechnern gespeichert. Interne Kommunikation fand überwiegend in Form von E-Mail, Telefon oder persönlichen Treffen statt. Informationen, die auch für extern relevant sind, werden über die Website des Vereins bekannt gegeben, worüber sich auch die Mitarbeitenden informieren. Ein Sammelort für allgemeine und intern relevante Informationen oder digitale Konferenzmöglichkeiten war bislang nicht vorhanden.

Durch die Pandemie war nun allerdings für die Mitarbeiter*innen der Verwaltung die Arbeit im Homeoffice erforderlich, eine Situation, auf die man nicht vorbereitet und für die auch nicht jeder entsprechend ausgestattet war. Dies wurde zum Anlass genommen, die technische Ausstattung zu modernisieren und eine Entwicklung hin zum digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.

Mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger, war jedoch die Aufrechterhaltung der sozialen Komponente bei der Arbeit des gemeinnützigen Vereins. Persönliche Begegnungen waren nicht mehr, bzw. nur eingeschränkt, möglich. Neben E-Mails, mussten alternative Kommunikationsmöglichkeiten gefunden werden, damit auch der Kontakt untereinander, das „Sich-Sehen“, der persönliche Austausch und das Zusammenarbeiten weiterhin möglich waren.

Mit diesen Rahmenbedingungen galt es im ersten Schritt eine schnelle und unkomplizierte Lösung zu finden, um trotz Lockdown arbeitsfähig zu bleiben und den persönlichen und sozialen Austausch aufrechtzuerhalten. Zu diesem Zeitpunkt war bereits klar, dass sich eine ganzheitliche und zukunftsorientierte Lösung anbietet.

Gemeinsam digitales Neuland betreten

Die größte Herausforderung des Projektes bestand darin, dass eine komplette Belegschaft, die es bislang gewohnt war, mit Menschen im direkten Dialog zu arbeiten, digitales Neuland betreten muss. Der Kern der Arbeit von ZusammenLeben e.V. lag bislang im persönlichen Austausch mit Bewohner*innen und Klient*innen. Nun eine komplette Arbeitsumstellung zu durchleben, ist für manche Mitarbeitergruppen eine große Veränderung, für andere wiederum schon ein gewachsener Bedarf – sei es der Wunsch nach einem Intranet oder, die technische Ausrüstung auf einen neueren Stand zu bringen.

Für einen recht „kleinen“ Verein wie ZusammenLeben e.V. eine ziemlich große Herausforderung, inhaltlich als auch monetär. Aber anstatt sich zu verschließen, zeigte sich ZusammenLeben e.V. offen gegenüber den Veränderungen und sah diese proaktiv als Chance, künftig noch besser und effizienter zusammenarbeiten zu können, ohne in Zeiten wie dem Lockdown das soziale Miteinander zu verlieren.

Kommunikation im Fokus

Veränderung als Chance. Anstatt sich zu verschließen, zeigte sich der ZusammenLeben e.V. offen gegenüber Neuem (Foto: Dirk Pudwell)

Um die entstandenen akuten Probleme umgehend zu lösen, entschieden wir uns im ersten Schritt für die Implementierung von Microsoft Teams. So konnten Meetings und Konferenzen, die bisher analog stattfanden, digital abgehalten werden. 1:1 Kommunikation kann ab sofort über Telefon oder auch Teams-Telefonie oder Teams-Chat erfolgen. Der große Vorteil: Auch Externe können mit einer E-Mail-Adresse an Konferenzen teilnehmen, ohne ein Teams-Konto zu besitzen. Zudem kann die Installation auf jedem (privaten) Device der Mitarbeiter*innen schnell und unkompliziert erfolgen.

Innerhalb weniger Tage hatten wir die interne und externe Kommunikation nahezu komplett digitalisiert und so dafür gesorgt, dass das Verwaltungsteam von ZusammenLeben e.V. trotz Lockdown arbeitsfähig blieb. Während des gesamten Projektes standen wir beratend zur Seite. Von Empfehlungen zur Ausstattung, über Security und Datenschutz-Beratung, bis hin zur Einrichtung und Durchführung von Trainings.

Veränderung als Chance. Anstatt sich zu verschließen, zeigte sich der ZusammenLeben e.V. offen gegenüber Neuem (Foto: Dirk Pudwell)

Weitere Anwendungsfälle: Qualitätsmanagement und Mitarbeiterportal

Nach der erfolgreichen Einrichtung von Microsoft Teams, war sowohl für uns als auch für ZusammenLeben e.V. klar, dass die Reise erst angefangen hatte. Da die Arbeitsfähigkeit zunächst sichergestellt war, sollten nun weitere Projekte in Angriff genommen werden. Das Ziel: Digitalisierung von ZusammenLeben e.V. durch die Einführung von Microsoft 365. Insbesondere zwei Bereiche standen dabei im Fokus. Zum einen sollte das Qualitätsmanagement in Form eines digitalen Qualitätshandbuches abgebildet werden, zum anderen bestand der Wunsch, ein internes Infoportal, das später „ZL-Foyer“ getauft wurde, aufzubauen.

Im ersten Schritt stand für uns daher eine Analyse der Gesamtsituation an. Wie werden Prozesse aktuell abgebildet? Welche Workflows gibt es und können diese verbessert werden? Auch die vorhandene Hardware wurde auf den Prüfstand gestellt. Um für die digitale Zukunft gerüstet zu sein, waren einige technische Updates notwendig. Mit Sharepoint wurde ein zentrales Instrument integriert, das die Strukturierung von Daten durch Taxonomie (Metadaten), Filtermöglichkeiten und Benachrichtigungsfunktionen (per Berechtigungskonzept) erleichterte. In Online-Workshops & Trainings Sessions sowie einem Präsenztrainingstag vor Ort und Beratung über Teams und Videocalls wurde ein KeyUser Team aus sieben Personen geschult.

Das Ergebnis

Was als Neuausrichtung der Organisationsentwicklung begann, entwickelte sich zu einem Digitalisierungsprojekt par excellence. Durch die Implementierung von Microsoft Teams und Sharepoint Online wurde innerhalb kürzester Zeit die Möglichkeit der digitalen Kommunikation geschaffen, um ZusammenLeben e.V. für administrative Arbeiten einsatzfähig zu halten. Gleichzeitig wurde die interne Kommunikation transparenter und relevante Informationen sind für die Mitarbeiter*innen leichter im Zugriff, egal, von wo und wann sie arbeiten. Es kann fortan gezielter und gebündelter gearbeitet werden. Arbeits- und Lenkungskreise organisieren sich zur Zusammenarbeit in Teams und halten Meetings nun digital ab. Und auch die Dokumentation findet übersichtlicher und automatisch statt. Als Non-Profit-Organisation profitiert ZusammenLeben e.V. zudem von kostengünstigeren Microsoft Lizenzen, bei deren Einrichtung wir sie als Microsoft Partner unterstützen konnten.

Neue virtuelle Orte der Begegnung: Das ZL-Foyer und Teams

„Mit dem ZL-Foyer haben wir für unsere interne Kommunikation und Zusammenarbeit endlich einen Ort, den man von überall online besuchen kann. Sei es für wichtige Informationen an die Belegschaft, die Bereitstellung von Dokumenten oder das Stöbern durch die Inhalte. Und ergänzend mit Teams können wir uns nun virtuell unkompliziert begegnen in Krisenzeiten oder wenn Kolleg*innen mit Gruppen auf Reisen sind. Das erleichtert Vieles.“

Birgit Bock (ZusammenLeben e.V.)

Mit dem ZL-Foyer wurde ein neues, digitales Einstiegsportal für rund 50 Mitarbeiter*innen geschaffen. Relevante, interne Informationen können fortan hier abgerufen werden. Analoge Institutionen wie das schwarze Brett oder die Fachbibliothek werden nun digital angeboten. Das erleichtert die Verwaltung und Mitarbeiter*innen können in Ruhe online das Bibliotheksangebot durchstöbern, bevor sie zum Zentralgebäude kommen müssen, wo die Bücher stehen.

Informationen und Ankündigungen sind für jeden zugänglich und die Wahl des Mediums oder, ob man sich persönlich auf den Weg macht, bleibt jedem selbst überlassen. Wie man sich in aktuellen Zeiten am wohlsten fühlt und natürlich auch abhängig davon wie mobil man ist.

Digitales Qualitätsmanagement – Wissen ist Macht? Teilen macht’s besser!

„Die Möglichkeit gleichzeitig auf Dateien zuzugreifen plus das Feature der Versionierung sind für uns sehr hilfreich, die Informationen im QM-Handbuch korrekt zu halten und effizienteres Arbeiten zu fördern. Für uns ist das ein großer Fortschritt und durch die systemseitige Unterstützung mittels der Verschlagwortung von Inhalten sind die Informationen noch schneller auffindbar. Die automatisierte Wiedervorlage zur regelmäßigen Überprüfung unserer Leitlinien auf Aktualität ist unser nächstes Ziel.“

Heiko von Steuben (ZusammenLeben e.V.)

Für das Qualitätsmanagement gibt es bei ZusammenLeben e.V. eine Reihe von Regularien bestehend aus Betriebsanweisungen, Formular-Vorlagen und Handlungsempfehlungen für die Mitarbeiter*innen. Diese Informationen liegen in Form von Word- und Exceldateien vor und lagen bislang auf dem Rechner der Geschäftsführung oder standen analog zum Nachschlagen in den Häusern bereit. Benötigte Unterlagen wurden per Mail ausgetauscht. Hier kam es immer mal wieder zu Missverständnissen unter Kolleg*innen, die Dateien parallel bearbeiteten. Oft war die richtige Datei nicht zugänglich. Das Warten auf Rückmeldungen per Mail erschwerte die Zusammenarbeit. Gleichzeitig kam es auch vor, dass die Empfängerkreise variierten und somit ein unterschiedlicher Wissenstand herrschte.

Mit SharePoint online haben wir einen Bereich für das QM geschaffen, der alle Informationen bündelt und als eine Art Wissensdatenbank fungiert. Die Daten können nach verschiedenen Kriterien gefiltert und sortiert werden, über die Berechtigungsstrukturen sind die Zugriffe geregelt. Somit ist dafür gesorgt, dass die Dokumente nur noch an einer zentralen Stelle bearbeitet werden und somit stets auf dem aktuellen Stand sind und keine alten Versionen per Mail kursieren. Ein definierter Personenkreis ist zum Bearbeiten berechtigt. Somit sind auch die Verantwortlichkeiten klar, sollte mal jemand nicht erreichbar oder im verdienten Urlaub sein. Gleichzeitig lässt sich das sogenannte QM-Handbuch mobil einsehen und auch mit dem ZL-Foyer verknüpfen, um allgemein relevante Vorlagen und Standards bereitzustellen.

Unsere Beratungsleistung hat sich zu einem – wenn auch kleinen – aber bedeutsamen beispielhaften Digitalisierungsprojekt entwickelt. Die Kernaufgabe besteht für uns darin, Mitarbeiter*innen in der Umstellung zu begleiten und die Werte wie menschliche Nähe und Kommunikation in den Vordergrund zu stellen und in den Lösungen abzubilden.

Über ZusammenLeben e.V.

ZusammenLeben e.V. bietet erwachsenen Menschen mit Assistenzbedarf vielseitige Wohn- und Arbeitsmöglichkeiten am Stadtrand von Hamburg. Wesentlich ist hierbei die Verwirklichung sozialer, kultureller und religiöser Impulse als tragende Säulen des Gemeinschaftslebens. 1988 aus dem Impuls betroffener Familien, deren Kinder die Christophorus-Schule in Hamburg-Bergstedt besuchten, sowie engagierter Förderer gegründet, steht der Leitspruch „Leben in Gemeinschaft. Selbstbestimmt. In der Begegnung.“ bis heute sinnbildlich für die Arbeit des Vereins.

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