Virtuelle Workshops erfolgreich gestalten

Jetzt, wo sowohl KollegInnen als auch Kunden und Partner verstärkt im Homeoffice arbeiten, sind virtuelle Meetings die Lösung, wenn es darum geht, die Kommunikation aufrecht zu halten und produktiv zu bleiben. Diese gestalten sich unterschiedlich komplex. Vom schnell organisierten Call über die Online-Präsentation, die einseitig Inhalte vermittelt, bis hin zu interaktiven Meetings, die eine klare Struktur verlangen, liegen unterschiedliche Anforderungen vor. Die höchste Komplexität in der Vorbereitung sowie Durchführung benötigt der virtuelle Workshop. Zum einen sind gewohnte analoge Moderations-Mittel wie Flipcharts im virtuellen Raum nicht verfügbar, zum anderen ist unser Gespür für soziale Interaktionen durch die fehlende physische Nähe eingeschränkt. Hinzu kommt dann auch noch, dass dauerhaftes Arbeiten am Bildschirm die Augen anstrengt und die Konzentration schneller abnimmt. Nichtsdestotrotz kann jeder Workshop, der normalerweise offline stattfinden würde, auch online gelingen. Um virtuelle Workshops erfolgreich zu gestalten, müssen Sie diese nur etwas adaptieren.

Vorbereitung ist die halbe Miete

So banal es auch klingen mag, für erfolgreiche virtuelle Workshops gibt es kaum wahrere Worte. Vom Arbeitsplatz über die Wahl geeigneter Tools bis hin zum Zeitplan. Nur wenn Sie gut vorbereitet sind, kann Ihr Workshop gelingen. Wir empfehlen, Teilnehmern bereits bei der Einladung erste Tipps mitzugeben. Geben Sie auch den TeilnehmerInnen die Chance, sich vorbereiten zu können damit sie zu einem erfolgreichen Workshop beitragen können. Weisen Sie auf die Bedeutung einer stabilen Internetverbindung hin und erinnern Sie daran, dass alle TeilnehmerInnen sich um eine Webcam kümmern. Das klassische kabelgebundene LAN ist stabiler als WLAN und eine Konferenz mit Microsoft Teams verläuft bspw. reibungsloser, wenn man nicht parallel mit dem Firmen VPN verbunden ist.

Ebenso sind Tipps für die Einrichtung des Arbeitsplatzes hilfreich. Der Hintergrund im Homeoffice muss nicht extra von Bildern befreit werden, denn Persönlichkeit schafft Nähe, dennoch sollte der Arbeitsplatz aufgeräumt sein und nicht ablenken. Tools wie Teams bieten hierfür nützliche Hintergrundeffekte an. Bitten Sie die TeilnehmerInnen ein Headset zu verwenden, damit keine Hintergrundgeräusche übertragen werden und die Tonqualität darunter leidet. Last but not least: Snacks und Getränke dürfen bereitstehen, das spart unnötige Pausen.

Auswahl der richtigen Tools

Die Toollandschaft verändert sich momentan fast täglich, ständig kommen neue Lösungen hinzu. Welches Tool ist also das richtige für Ihren Workshop? Hier sollten Sie berücksichtigen, welches IT-Setup im Unternehmen vorherrscht und welche Compliance- und Security-Anforderungen festgelegt wurden. Auch die Usability und bisherige Erfahrungen der TeilnehmerInnen mit den Tools sind wichtig. Konnten bereits Erfahrungen gesammelt werden? Welche Tools bevorzugen die TeilnehmerInnen? Liegt bereits Wissen vor, können TeilnehmerInnen Bearbeitungsrechte erhalten und aktiv mitwirken, woraus sich oft eine spannende Dynamik entwickelt. Bei weniger erfahrenen Teams sollte es nur ein Tool geben, das allein der Moderator bearbeitet. Unser Tipp lautet jedoch: Weniger ist mehr. Am wichtigsten sind ein Tool für die Videokonferenz sowie ein visuelles Arbeitstool, in dem Inhalte dargestellt und bearbeitet werden können.  

Die neue Rolle des Troubleshooters

Kein Workshop ohne Moderator. Dies dürfte uns allen bewusst sein. Er oder sie setzt die Regeln durch, steuert die Gruppe und Diskussionen und behält den Zeitplan im Auge. Im virtuellen Workshop raten wir dazu eine zweite Person, den sogenannten Troubleshooter (oder einfacher gesagt: Organisator) hinzuzuziehen, welcher den Moderator unterstützt. Die Aufgaben beginnen bei der Vor- und Nachbereitung des Workshops (z.B. Einrichtung der Tool-Zugänge für die TeilnehmerInnen) und beinhalten auch die Aufzeichnung und Begleitung des Workshops. Der Troubleshooter weist TeilnehmerInnen z.B. auf Bild- oder Tonstörungen hin und hilft bei der Behebung der Probleme. Kurzum: Dem Moderator wird der Rücken freigehalten, damit er oder sie effektiv durch den Workshop führen kann.

Besonderheiten beim Ablauf

Die Arbeit im virtuellen Workshop ist für die meisten von uns eine neue, ungewohnte Situation. Gerade deswegen ist es ratsam, sich an bekannte Regeln aus der analogen Welt zu halten. Jeder „normale“ Workshop beginnt i.d.R. mit ein wenig Smalltalk und „Socializing“. Vergessen Sie dies auch im virtuellen Raum nicht, damit alle Beteiligten sich mit der neuen Situation vertraut machen können. Auch die Wiederholung der Workshop-Regeln durch den Moderator, wie z.B.

  • Es spricht nur eine Person zur gleichen Zeit, die Zuhörer haben währenddessen ihr Mikrofon stumm geschaltet
  • Nebenbei werden keine Mails oder SMS gecheckt
  • Alle TeilnehmerInnen haben die Kamera aktiviert
  • Pausen werden pünktlich beendet

Auch die Zustimmung der TeilnehmerInnen gehört zum „gewohnten“ Ablauf und sollte beibehalten werden. Was den methodischen Ablauf betrifft, sind prinzipiell alle Verfahren verwendbar, die man aus gewöhnlichen Workshops kennt, ggf. nur etwas abgewandelt. Wenn Sie die Arbeit in Kleingruppen planen, können zum Beispiel weitere individuelle, virtuelle Räume eingerichtet werden, in die sich die Einzelgruppen zurückziehen. Hinsichtlich der Zeitplanung empfehlen wir mit kürzeren Zeitfenstern zu arbeiten, um genügend Erholungspausen zu bieten und der Ermüdung vor dem PC entgegenzuwirken. Das Verhältnis von 45 Minuten-Sessions und 15 Minuten Pause pro Stunde hat sich als äußerst produktiv erwiesen. Ganztages-Workshops sind zwar denkbar, sollten aber vermieden werden. Planen Sie lieber zwei Workshop-Tage á jeweils 3-4 Stunden.

Je nach Toolauswahl besteht auch die Möglichkeit, die virtuellen Meetings aufzuzeichnen und den Teilnehmenden als Video-Dokumentation bereitzustellen. Im Sinne der Transparenz sollte zu Beginn des Workshops auf die Aufzeichnung hingewiesen bzw. um Zustimmung der Beteiligten gebeten werden.

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