Schatten_IT_vs_Modern_Workplace

Schatten-IT vs. Modern Workplace

Hand aufs Herz, liebe IT-Verantwortliche: Kennen Sie wirklich alle Anwendungen und Tools, die ihre Mitarbeiter*innen zur Erledigung ihrer Arbeit verwenden? Gerade nach einem knappen Jahr, seit dem sich deutlich mehr Kolleg*innen im Homeoffice befinden als früher? Falls Ihre Antwort „ja“ lautet, müssen wir Sie leider enttäuschen: Wie eine kürzlich von NetMotion durchgeführte Studie zeigt, nutzen rund 62 Prozent der mobilen Mitarbeiter*innen für ihre Arbeit alternative Anwendungen, von denen ihre IT-Abteilung nichts weiß. Die Gründe dafür sind jedoch nicht so düster, wie man es vielleicht vermutet. Denn Arbeitnehmer*innen versuchen nicht absichtlich ihr Unternehmen zu sabotieren, sie verwenden schlichtweg Tools, die ihnen bei der mobilen Arbeit von zu Hause helfen, produktiver zu sein, also sogar vermeintlich unternehmensförderlich. Ist in puncto Schatten-IT also wirklich alles schlecht oder bringt sie sogar Vorteile mit sich? Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf das Duell Schatten-IT vs. Modern Workplace werfen.

Wie kommt es zur Schatten-IT?

In der Regel kommt es zu Fällen von Schatten-IT, wenn Mitarbeiter*innen von etwas frustriert sind und der Meinung, das Problem selbst lösen zu können. Die Ursachen stammen aus den unterschiedlichsten Anwendungsfällen. Ob es das persönlich bevorzugte, andere Collaboration-Tool ist, eine freie Software zur schnellen Bildbearbeitung oder eine App, die Dokumente scannt, wenn man gerade keinen Scanner zur Hand hat. Was auch immer das Problem sein mag: wenn der IT-Support nicht in der Nähe oder sofort erreichbar ist, wird schnell selbst Hand angelegt, um eine effiziente und schnelle Lösung zu finden.

Hinzu kommt, dass IT-Abteilungen über die Kolleg*innen, die mobil arbeiten, ein gewisses Maß an Kontrolle verlieren. Und das spüren die Mitarbeiter*innen selbst und erlangen so ein Gefühl von Freiheit. Die Sorge bei der Nutzung einer externen Ressource im Büronetzwerk auf frischer Tat ertappt zu werden verschwindet und begünstigt so den Anstieg der Schatten-IT.

Ist wirklich alles schlecht?

Um in ihren Augen produktiver zu arbeiten, nutzen Mitarbeiter*innen am Modern Workplace Anwendungen die nicht autorisiert sind. Die Schatten-IT beginnt.

Die Krux an der ganzen Sache? Mitarbeiter*innen wollen ihrem Unternehmen durch die Nutzung alternativer Tools und Anwendungen nicht schaden. Vielmehr steht der Gedanke dahinter, produktiver zu sein, wenn man Probleme schnell selbst löst.

Der Zeitfaktor spielt dabei eine entscheidende Rolle. Bevor eine neue Anwendung in einem Unternehmen eingeführt wird, kann oft viel Zeit ins Land ziehen. IT-Abteilungen mögen Einfachheit und möchten sowohl die Anzahl der akzeptierten Anwendungen als auch die Ausbreitung von Anwendungen unter Kontrolle halten. Bis es zu der Freigabe von neuen Tools kommt, werden daher oft zahlreiche Analysen hinsichtlich Funktionalität und Kompatibilität sowie Datenschutz durchgeführt, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Für mobil arbeitende Mitarbeiter*innen spielt dies jedoch meist keine Rolle. Probleme treten akut auf und wollen schnell gelöst werden, damit man mit seiner Arbeit fortfahren kann. Anstatt also den langsameren, aber sicheren Weg der Genehmigung einer neuen Anwendung zu gehen, werden nicht genehmigte Anwendungen einfach auf den Arbeitsgeräten installiert und sofort genutzt. Das Ergebnis? In vielen Fällen sind Mitarbeiter*innen so tatsächlich produktiver.

Warum Schatten-IT mehr Problem als Lösung ist

Doch leider ist nicht alles Gold was glänzt. Auch, wenn die Produktivität vermeintlich steigt, stellt Schatten-IT erhebliche Sicherheitsprobleme für Unternehmen dar. Nur innerhalb einer kontrollierten Umgebung können IT-Verantwortliche gewährleisten, dass Geräte und Anwendungen regelmäßig Updates erfahren, gewartet werden und compliant sind. Bei selbst installierter Software ist dies nicht möglich. Hinzu kommt, dass die Gefahr von Schäden durch bösartige Codes, Viren und Trojanern mit jeder nicht von der IT autorisierten Anwendung steigt. Diese Sicherheitslücken wieder zu schließen macht jede Produktivitätssteigerung zunichte.

Licht ins Dunkle bringen

Um die Schatten-IT zu verhindern oder zumindest ihre Verbreitung zu stoppen, muss an das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter*innen appelliert werden. Dies ist eine Frage der Unternehmenskultur. Mitarbeiter*innen müssen über Schatten-IT und den mit ihr verbundenen Risiken aufgeklärt werden.

Zudem müssen IT-Verantwortliche dafür sorgen, dass die Mitarbeiter*innen während der Arbeit (und insbesondere beim mobilen Arbeiten) produktiv bleiben. Wenn gar nicht erst das Gefühl aufkommt, dass man produktiver ist, wenn man selbst tätig wird, lässt sich Schatten-IT eindämmen. Das Bereitstellen von cloudbasierten Lösungen (Software as a Service) wie Microsoft 365 kann die Eindämmung begünstigen. Durch die Bandbreite an Anwendungen, die dem neusten Standard entsprechen und ohne lange Release-Zeiträume laufend aktualisiert werden, stehen den Mitarbeiter*innen diverse Anwendungen für ihre Anwendungsfälle zur Verfügung. Das A und O für die erfolgreiche Nutzung und Verbreitung im Unternehmen ist eine entsprechende Aufklärung und Adoption.

Die Zufriedenheit und Produktivität der Endbenutzer zu erhalten, ist eine enorme Herausforderung. IT-Teams müssen sich in Sachen Sicherheit auf einem schmalen Grat bewegen. Ist der Griff zu fest, leidet die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Ist der Griff zu locker, besteht die Gefahr, eine Wildwestumgebung zu schaffen, die ernsthafte Auswirkungen auf Sicherheit und Compliance hat. Wie bei den meisten Dingen im Leben macht die Verwendung der richtigen Tools diesen schwierigen Balanceakt so viel einfacher.

Thomas Lo Coco von NetMotion

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