Individuell zugeschnittene Strategien für mobiles Arbeiten

Aller Voraussicht nach wird die Arbeit vom Homeoffice aus nun zum langfristigen Trend. In einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom aus gab rund jeder zweite Berufstätige an, im März anteilig von zu Hause aus gearbeitet zu haben. Zum Vergleich: 2014 war es in rund 80 Prozent der Unternehmen überhaupt nicht erlaubt, mobil oder im Homeoffice zu arbeiten. Was vor wenigen Jahren also noch undenkbar war, kennt jetzt kein zurück. Denn der Großteil möchte auch zukünftig flexibel bei der Wahl des Arbeitsortes bleiben. Um auf lange Sicht Vorteile daraus zu ziehen, brauchen Unternehmen individuell zugeschnittene Strategien für mobiles Arbeiten.

Vorteile nutzen, Change-Prozesse auslösen

Die Bedenken beim abrupten Wechsel in das Homeoffice haben sich größtenteils als falsch erwiesen. Durch die verstärkt positiven Erfahrungen sehen Unternehmen im mobilen Arbeiten nun zunehmend Vorteile. Der Trend zum mobilen Arbeiten kann dabei auch zu einer Grundlage für tiefergreifende Change-Prozesse werden, denn das Vertrauen in die Mitarbeiter*innen und deren bzw. dessen Arbeit wird zukünftig zu einem unabdingbaren Erfolgsfaktor und löst somit tief greifende Veränderungen auf unterschiedlichen Ebenen aus. Eine Strategie zum mobilen Arbeiten sollte daher fünf Punkte in den Mittelpunkt stellen.

5 Punkte Plan: Individuell zugeschnittene Strategien für mobiles Arbeiten

1. Technologische Infrastruktur

Eine moderne technologische Infrastruktur ist absolut unabdingbar, um effizientes mobiles Arbeiten zu gewährleisten. Dazu gehören sowohl Hardware als auch Software. Bei der Hardware sollte man sich die Frage stellen, ob der Arbeitgeber Devices zur Verfügung stellt oder ob der Bring your own Device, BYOD-Ansatz verfolgt wird und Mitarbeiter*innen ihre privaten Geräte nutzen. Entscheidender ist jedoch die genutzte Software. Projektmanagement-Tools helfen bei der täglichen Zusammenarbeit im Team und können die Kommunikation unterstützen. Eine passende Software unterstützt ihre MitarbeiterInnen im operativen Alltag und sollte mit Sorgfalt ausgewählt und implementiert werden. Nicht zu vergessen ist allerdings auch ein Anstieg an IT-Risiken, sofern Mitarbeiter*innen von extern auf das Firmennetzwerk zugreifen. Potenzielle Bedrohungen müssen erkannt und Resilienz gestärkt werden. Sicherheitsstandards sollten analog dazu angepasst werden. 

2. Neue Informationspolitik

Damit alle Mitarbeiter*innen stets auf dem aktuellsten Stand sind, auch im Homeoffice, müssen Unternehmen relevante Informationen auf anderen Kanälen zur Verfügung stellen. Eine strategische Planung und Neuausrichtung der Kommunikation sind daher erforderlich. Um Transparenz und Strukturen über Abteilungen hinweg zu gewährleisten, sollte jedoch eine zentrale Steuerung erfolgen. Ebenso wichtig ist der virtuelle Austausch zwischen den Kolleg*innen untereinander. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass sowohl die mobil arbeitenden Teammitglieder als auch die, die vor Ort im Büro arbeiten, gleichermaßen einbezogen werden.

3. Persönlicher Kontakt und Kollaboration 

Der persönliche Kontakt mit den Kolleg*innen ist das, was vielen im Homeoffice am meisten fehlt. Um dem zu begegnen, eignen sich digitale Tool für Videokonferenzen, Chats und Kollaboration, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Diese Tools können natürlich auch abteilungsübergreifend genutzt werden und bieten so neue Möglichkeiten der Kollaboration im gesamten Unternehmen. Und dies völlig ortsunabhängig. Ideal ist eine Kombination aus digitaler Interaktion und persönlichen Meetings.

4. Messbare Ergebnisse im Fokus

Mit der neuen Freiheit und weniger Kontrolle tun sich nicht alle Führungskräfte leicht. Viele haben befürchtet, dass die Leistungsbereitschaft ihrer MitarbeiterInnen abnimmt, allerdings ist das Gegenteil der Fall. Es wurde festgestellt, dass messbare Ergebnisse mehr zählen als reine Anwesenheit im Büro. Dies hat ein Umdenken auf allen Seiten ausgelöst und final zu mehr Vertrauen geführt. Allerdings sind bei allem Vertrauen klar definierte KPIs nötig, um zu bewerten, wo Projekte stehen und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Um die Messbarkeit zu ermöglichen sind unter Umständen neue Technologien vonnöten.

5. Veränderung von Führung und Zusammenarbeit

Neben der Frage, wie der Kontakt zwischen den Mitgliedern aus Abteilungen und Projekt-Teams zu halten ist, geht es beim mobilen Arbeiten auch um die Veränderung von Führung. Die neue Freiheit der MitarbeiterInnen muss verantwortungsvoll gemanagt werden. Veraltete Kontrollmechanismen fallen weg, Beratung und offener, transparenter Austausch stehen im Vordergrund. Dennoch ist dabei eine starke Führung gefragt, denn das Management muss neue Strategien zielgenau vermitteln. Denn gerade, wenn MitarbeiterInnen mobil arbeiten, brauchen sie Leitlinien im Hinblick auf zukünftige Perspektiven.

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