Digitalisierung_HR_Prozesse

Digitalisierung von HR-Prozessen: In diesen Feldern sollten Unternehmen aktiv werden

Durch das vergangene Jahr ist das Arbeitsleben zwangsläufig digitaler geworden. Lockdown und Homeofficepflicht haben Unternehmen, in denen Homeoffice zuvor undenkbar war, neue Möglichkeiten gezeigt und dazu geführt, alte Denkweisen und Arbeitsprozesse neu zu gestalten. Auch HR-Prozesse haben einen deutlichen Wandel zu mehr Digitalisierung erlebt. Wie eine Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) zeigt, haben 57% der Unternehmen erstmalig Bewerbungsgespräche virtuell durchgeführt und 62% ihre Mitarbeitergespräche digital abgehalten. Wir wissen, dass sich viele Unternehmen mit der Digitalisierung und Automatisierung ihrer HR-Prozesse jedoch schwer tun. Zudem fühlen sie sich unter Druck gesetzt, da Mitarbeiter*innen im privaten Bereich an innovative, digitale Erlebnisse und Oberflächen gewöhnt sind und daher auch am Arbeitsplatz ähnliche Lösungen fordern. Die Digitalisierung von HR-Prozessen muss aus unserer Erfahrung heraus jedoch weitergehen, um Personalabteilungen auch zukünftig uneingeschränkt aufrechtzuerhalten. Im Kern zeichnen sich dabei drei Handlungsfelder ab.

Die drei aktuell wichtigsten HR-Handlungsfelder

Mitarbeitende ins Zentrum rücken, die Digitalisierung vorantreiben und die Zukunft der Arbeit gestalten. Laut der weltweiten Studie „Creating People Advantage“ der Boston Consulting Group sind dies die aktuell wichtigsten Handlungsfelder, wenn es um HR-Prozesse geht. Die Studie wird seit 2008 alle zwei Jahre in ähnlicher Form veröffentlicht und befragt 6.600 Teilnehmer*innen (davon 75% HR-Professionals) aus 113 Ländern. Zudem werden Experteninterviews mit Manager*innen führender Konzerne und Startups geführt. Insgesamt 32 Personalmanagement-Themen werden hinsichtlich des aktuellen Stands der Fähigkeiten der Organisation und der zukünftigen Bedeutung jedes Themas untersucht.

1. Mitarbeitende ins Zentrum rücken

Die Fokussierung auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter*innen wird das entscheidende Handlungsfeld und der Erfolgsfaktor bei der Gewinnung (und dem Halten) von Talenten in den 2020er-Jahren sein. Um High Potentials zu finden, zu verwalten und zu fördern, sind hochmoderne und digitale Ansätze notwendig. Darüber sind sich 85% der Befragten einig – die höchste Übereinstimmung in der gesamten Studie. Um im „War for Talents“ als Sieger herauszugehen, müssen Unternehmen Employee Journeys und HR-Prozesse aus der Sicht der Mitarbeiter*innen organisieren, digitalisieren und anpassen. Dafür muss kontinuierlich Feedback eingeholt und das Gefühl vermittelt werden, dass individuelle Persönlichkeiten, Anforderungen und Karrieremöglichkeiten im Mittelpunkt der HR-Arbeit stehen. Unternehmen müssen ihre Prozesse so digitalisieren, dass in erster Linie die Belegschaft davon profitiert und nicht das Business.

Um ganzheitlich die Employee Journey zu optimieren, eignen sich z.B. Chatbots als zusätzlicher Service, um Mitarbeiter*innen durch Informationen und Systeme zu leiten. Die lernfähigen Bots stehen wie ein persönlicher Assistent als durchgängig erreichbarer Kommunikationskanal zur Verfügung. Durch die unkomplizierte Kommunikation und schnelle Hilfe stehen die Mitarbeiter*innen im Mittelpunkt und erleben ein persönliches Serviceerlebnis.

Dem Thema Chatbots werden wir uns in einem kommenden Insight noch einmal genauer widmen. Sprechen Sie uns bei Interesse aber gern dazu an!

2. Die Digitalisierung vorantreiben

Wie einleitend erwähnt haben viele Unternehmen nach wie vor Schwierigkeiten, die Digitalisierung von HR-Prozessen voranzutreiben. Mangelndes Wissen, versteifte alte Strukturen oder auch ein Gefühl der Überforderung sind oft Gründe, warum viele Prozesse wie bisher fortgeführt werden. Auf Dauer werden Personalabteilungen so jedoch nicht handlungsfähig bleiben. HR muss proaktiv nicht nur sich selbst, sondern vor allem die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen aufbauen, erkennen und fördern, um gemeinsam mit der Belegschaft die Digitalisierung voranzutreiben.

In diesem Zusammenhang spielt die Corporate Digital Responsibility eine elementare Rolle. Sie bezieht sich auf die gesellschaftlichen und sozialen Dimensionen der Digitalisierung und sorgt für einen ethischen Umgang mit dem digitalen Fortschritt. Unternehmen müssen ihre ethische Position zur Digitalisierung finden und das verantwortungsbewusste Handeln im Zuge des digitalen Wandels im gesamten Unternehmen verankern.

3. Die Zukunft der Arbeit gestalten

Durch die Covid-19-Pandemie sind Unternehmen nun gezwungen, neu zu definieren, wie und wo zukünftig gearbeitet wird. Die HR-Abteilungen müssen dabei eine aktive Rolle einnehmen und die Zukunft der Arbeit mitgestalten. Prozesse müssen überdacht und Organisationsstrukturen angepasst werden. Zudem sollte ein guter Personalmix, bestehend aus Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten, befristeten oder auch projektbasierten Verträgen, etabliert werden. Flexibilität wird hierbei eine Schlüsselrolle spielen. Automatisierte Prozesse können die Unternehmen bei der Neugestaltung der Arbeitswelt unterstützen und innovative und flexible Arbeitsmodelle ermöglichen.

Welche HR-Prozesse Unternehmen jetzt digitalisieren sollten

HR-Prozesse sind oft komplex und müssen im Zuge der Digitalisierung strenge Datenschutzanforderungen erfüllen. Denn an keinem anderen Ort im Unternehmen wird mit solch sensiblen, persönlichen Daten gearbeitet wie in den Personalabteilungen. Viele Unternehmen fühlen sich dadurch überfordert und sind der Meinung, dass HR-Prozesse nicht digitalisiert werden können. Wie die Pandemie jedoch gezeigt hat, ist dies ein Trugschluss. Viele Prozesse können und sollten jetzt digitalisiert und automatisiert werden, damit Personalabteilungen jederzeit uneingeschränkt funktionieren. Durch eigene Lösungen oder mit der Hilfe von Software-Anbietern lassen sich maßgeschneiderte und sichere Systeme einrichten, die z.B. mit digitalen Personalakten, der mobilen Zeugniserstellung und der automatisierten Vertragserstellung dabei helfen.

Digitale Personalakte

Eine der größten Herausforderungen zu Pandemie- und Lockdownzeiten war es, dass Personaler*innen die Personalakten der Angestellten nicht mit nach Hause nehmen, gleichzeitig ohne die Akten jedoch nicht arbeiten konnten. Die Digitalisierung von Personalakten sollte für Unternehmen daher oberste Priorität haben. Durch die zentrale Speicherung von Arbeitnehmerdaten können Personaler*innen, Führungskräfte und Mitarbeiter*innen von jedem Standort und von jedem mobilen Endgerät aus auf sie zugreifen. Berechtigungskonzepte legen dabei genau fest, wer was sehen darf, sodass alle Datenschutzanforderungen vollumfänglich erfüllt sind. Digitale Personalakten legen zudem den Grundstein für die weitere Automatisierung von HR-Prozessen wie z.B. dem gemeinsamen Bearbeiten von HR-Dokumenten.

Digitale Unterschrift

Die digitale Unterschrift ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung von HR-Prozessen. Ob das digitale Unterzeichnen von Arbeitsverträgen, durch welches analoge Tätigkeiten wie der Postversand oder die physische Archivierung des Papierausdrucks entfallen, Urlaubsanträge oder andere Dokumente, die eine Freigabe per Unterschrift benötigen: Die digitale Unterschrift verschlankt und beschleunigt Prozesse um ein Vielfaches.

Unsicherheit herrscht bei vielen jedoch hinsichtlich der Rechtsgültigkeit der Unterschrift. In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen zwischen drei Stufen der Signatur unterscheiden, die je nach Prozess variieren können. Die einfache elektronische Signatur besteht lediglich aus einem Foto der händischen Unterschrift und ist leicht zu fälschen. Die fortgeschrittene elektronische Unterschrift bietet mehr Sicherheit, da sich die Identität des Unterzeichners eindeutig belegen lässt. Nachträgliche Veränderungen von Dokumenten werden dadurch verhindert. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Variante, die rechtlich gleichwertig wie die händische Unterschrift zählt. Hierfür ist jedoch spezielle Soft- und Hardware notwendig, die z.B. Bewerber*innen zu Hause oft nicht zur Verfügung haben.

Für die meisten HR-Dokumente ist die fortgeschrittene elektronische Unterschrift ausreichend. Hier gibt es mit z.B. Adobe Sign oder DocuSign bereits Lösungen, auf die jeder/jedem Bewerber*in auch von zu Hause aus problemlos und ohne zusätzliches Equipment zugreifen kann.

Durch die Einführung der digitalen Signatur können zahlreiche HR-Prozesse schneller und einfacher abgewickelt werden
Durch die Einführung der digitalen Signatur können zahlreiche HR-Prozesse schneller und einfacher abgewickelt werden

Automatisierte Zeugnis- und Vertragserstellung

Im War of Talents (siehe oben) spielen schnelle, digitale Prozesse eine entscheidende Rolle. Durch die automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen können Unternehmen hier anderen Mitbewerbern einen Schritt voraus sein. Mit vorgefertigten Textbausteinen und Daten aus der Stellenbeschreibung und der Bewerberakte lassen sich mit wenigen Klicks individuelle Verträge erstellen, egal, an welchem Ort oder von welchem Endgerät. Bewerber*innen erhalten ihre Verträge deutlich schneller und können diese, sofern die digitale Unterschrift im Unternehmen etabliert ist, direkt digital unterschreiben.

Zu empfehlen sind außerdem digitale Onboarding-Plattformen wie z.B. der Microsoft 365 Neo-Hub, die im weiteren Verlauf unterstützen und die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter*innen auf ein neues und innovatives Level bringen können. Auch Offboarding-Prozesse lassen sich durch automatisierte Prozesse, z.B. der Zeugniserstellung, deutlich schneller abwickeln. In wenigen Minuten können durch Bewertungstools, in denen Führungskräfte ausscheidende Mitarbeiter*innen mit einem Punktesystem bewerten, rechtssichere Zeugnisse generiert werden. Diese werden anschließend automatisiert zur Freigabe an die zuständigen HR-Mitarbeiter*innen geschickt. Weiterhin ist es hilfreich, IT-Berechtigungen durch automatisierte Workflows zu entziehen, sodass die Datensicherheit auch nach Unternehmensaustritt gewährleistet ist.

ERFOLGREICH IN DIE ZUKUNFT. MIT 6PAC BRICKS

Sie möchten mehr über diese Herausforderungen erfahren und wie wir unsere Kunden bei der Digitalisierung begleiten? Dann kontaktieren Sie uns! Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedarfe und helfen bei der Umsetzung. Ihre Vision wird unsere Mission.

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