Mehr Entlastung für Ihre IT: Automatisiertes Anforderungsmanagement

Viele mittelständische Unternehmen haben aus Kostengründen keinen internen Chief Digital Officer beschäftigt. In den meisten Fällen ist ein IT-Leiter vorhanden, es fehlt jedoch an der gewissen Innovationskraft eines CDOs, die gerade Digitalisierungsprojekte benötigen. Wir bieten Kunden die Möglichkeit, einen „externen CDO“ bei der 6PAC zu buchen, einen sogenannten CDO as a Service (CDOaaS): Dieser steht dem Kunden quasi „Pay per Use“ beratend zur Seite, entwickelt Strategien zur Digitalisierung bestimmter Geschäftsprozesse und versteht sich als Begleiter des Unternehmens im digitalen Wandel.

Nicht selten kommt es dabei vor, dass wir im gemeinsamen Projektverlauf des CDOaaS mit unseren Kunden neue Anwendungsbereiche feststellen, die über den ursprünglichen Auftragsumfang hinausgehen. So auch der Fall bei einem unserer Kunden, der als internationaler Infrastruktur- und Service Provider tätig ist. Im Rahmen einer ursprünglich gebuchten Beratung zur Security & Compliance, haben wir die Implementierung von SharePoint übernommen und konnten den Bedarf für ein automatisiertes Anforderungsmanagement feststellen. Schnell ergab sich so aus dem CDOaaS ein interessantes Folgeprojekt, dass nun für mehr Transparenz sorgt und die IT des Kunden entlastet.

Ausgangslage und Projektumfang

Es begann alles mit einer Buchung des CDO as a Service – im Bereich Security und Compliance. Während dieser ersten Zusammenarbeit konnte unser Managing Director und Pricipal Consultant André Rusch schnell zusätzliche Potenziale zur Digitalisierung und Automatisierung feststellen. Insbesondere das System für die Anforderung von Hard- und Software entpuppte sich bei der weiteren Analyse als ein Prozess, der automatisiert zahlreiche Vorteile mit sich bringen würde. Es wurde deutlich, dass ein automatisiertes Anforderungsmanagement auf SharePoint-Basis Ressourcen sparen, die hauseigene IT entlasten und den Prozess für Benutzer:innen transparenter machen würde.

Unser Anspruch bei Kundenprojekten ist stets eine ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Faktoren. Nur so können wir Potenziale entdecken und Impulse für die Digitalisierung geben.

André Rusch – Managing Director & Principal Consultant

Bislang wurde jede Hard- und Software-Anforderung wahlweise per Excel-Formular oder Mail an die IT geschickt. Dies kostet nicht nur Zeit bei den User:innen, sondern bindet auch Ressourcen der IT. Immer wieder müssen Nachfragen beantwortet werden, da es für User:innen nach Absenden ihrer Anforderung keinerlei Möglichkeit gibt, sich über den aktuellen Status der Bestellung zu informieren. Klingelnde Telefone und Erinnerungs-Mails belasten die IT unnötig, selbst wenn Anforderungen schon kurz vor der Erledigung standen.

Die Idee stand: Es braucht für diesen Prozess eine Lösung, die für Entlastung und Transparenz auf allen Seiten sorgen sollte.

Umsetzung und Ergebnis

Dem Kunden steht nun ein automatisiertes Shopsystem für die Anforderung von Hard- und Software auf SharePoint-Basis zur Verfügung.

Ob das Bestellen einer neuen Tastatur, die Anforderung von IT-Support oder das Einrichten neuer Zugänge und Clients: Sämtliche Anforderungen werden nun zentral von den User:innen über ein digitales Tool erfasst und automatisiert an die IT zur weiteren Bearbeitung geleitet. Auch stehen wir weiterhin als Support zur Seite und übernehmen z.B. die Einrichtung von Räumen in MS Teams oder das Einrichten von Sharepoint-Seiten.

Ob Zugangsdaten anlegen oder neue Tastatur bestellen. Durch das automatisierte Anforderungsmanagement ist der gesamte Prozess für User*innen nun einfach und transparent gestaltet.
Der Shop-Katalog: Ob Zugangsdaten anfordern oder neue Tastatur bestellen. Durch das automatisierte Anforderungsmanagement ist der gesamte Prozess für User*innen nun einfach und transparent gestaltet.

Transparenz spielt dabei eine wichtige Rolle. Während des gesamten Prozesses haben die User:innen jederzeit Einblick in den aktuellen Status ihrer Bestellungen. Fast wie in einem kleinen Shopsystem, in dem auf einen Blick erfasst werden kann, ob Anforderungen bereits in Bearbeitung sind oder noch auf Genehmigung warten. Das Tool wird damit auch den stets steigenden Forderungen der Mitarbeiter:innen gerecht, die innovative Lösungen aus ihrem Privatleben, wie z.B. eine Sendungsverfolgung, auch am Arbeitsplatz erwarten.

Auch das Reporting der Ablaufdaten erfolgt nun automatisiert und stellt somit eine weitere Entlastung der IT dar. Die Daten müssen nicht mehr täglich manuell bearbeitet werden, sondern laufen automatisch bei der IT zusammen.

Für uns hat dieses Projektbeispiel einmal mehr gezeigt, wie wichtig und richtig unser generalistischer Ansatz in der Kundenbegleitung ist. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtung aller Prozesse und Abläufe in Unternehmen können erfolgsversprechende Strategien für die Digitalisierung erarbeitet werden.

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