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5 Gründe des Scheiterns von Projekten

Warum stellen sich bei vielen SharePoint / Office 365 Projekten nicht die gewünschten Effizienzgewinne ein? Wir haben Erkenntnisse von Gründen zusammengestellt, aus denen Projekte scheitern. Die Plattformen werden nach unserer Erfahrung in vielen Unternehmen schnell inkonsistent, unüberschaubar und für die Anwender unverständlich.

Speziell der organisatorische Projektanteil wird im Vorfeld einer SharePoint / Office 365 Implementierung stark unterschätzt. Es ist wichtig, dass die Technik Anwendern den notwendigen Spielraum und die Funktionen bietet, damit sie auch ohne IT-Unterstützung schnell auf neue Anforderungen reagieren können, SharePoint bietet nicht automatisch durch die bloße Installation und technische Bereitstellung eine Lösung für diese grundlegende Herausforderung. Das System muss gezielt geplant und konzipiert werden. Insbesondere muss ein SharePoint / Office365 Projekt auch als Mittel verstanden werden, die Kommunikations- und Informationsstrukturen im Unternehmen abzubilden und zu optimieren.

Immer wieder stoßen wir auf SharePoint-Projekte, die von Grund auf erneuert werden müssen. Aus einem Resümee der vergangenenJahre haben sich folgende Fehler herauskristallisiert, die als typische Gründe für das Scheitern eines Projekts gelten können:

Beschränkung auf die technische Bereitstellung

Für viele SharePoint-Projekte übernimmt die IT-Abteilung das Projekt-Management und implementiert die Plattform, ohne dabei die Fachbereiche oder die Unternehmenskommunikation einzubeziehen. Das SharePoint-Projekt erfährt in diesen Fällen keinerlei oder nur wenig Unterstützung durch die Unternehmensführung. Als Konsequenz erfolgt keine Abstimmung zwischen der Unternehmens- und der SharePoint-Strategie, weshalb das Projekt nichts zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen kann. Aufgrund des fehlenden Inputs der Fachbereiche lassen sich Arbeitsprozesse kaum sinnvoll unterstützen.

Ungesteuertes Wachstum von Collaboration-Sites

Die Vorteile von SharePoint als Plattform für Informationen und Zusammenarbeit haben zur Folge, dass viele Anwender sich ihre Anwendungen selbst konfigurieren. Dadurch entsteht ein Wildwuchs, der vom Management nicht mehr zu kontrollieren ist. Die Navigation zu den Team-Sites ist in den meisten Fällen undurchsichtig oder existiert im schlimmsten Fall gar nicht. Diese Situation entsteht häufig aus der Annahme heraus, Social Computing und Collaboration machten eine Steuerung der Plattform überflüssig.

Publishing und Collaboration werden nicht sauber getrennt

Das Veröffentlichen von Informationen (Publishing) und die Zusammenarbeit in SharePoint (Collaboration) sind grundsätzlich zwei verschiedene Dinge. Den Nutzern sollte ein einheitliches Arbeiten ermöglicht werden, ohne dabei die Trennung von Publishing und Collaboration zu vernachlässigen, da hier unterschiedliche Informationscharakteristika zugrunde liegen. Weil SharePoint den Anwendern viele Möglichkeiten bietet, Informationen bereitzustellen, entstehen auf den Team-Sites unkontrolliert zahlreiche öffentliche Informationssammlungen. Durch die steigende Anzahl an „heimlichen Intranets“ wird es für die Nutzer dann immer schwieriger, in SharePoint relevante Informationen zu recherchieren.

Fehleinschätzung von SharePoint als intuitives Out-of-the-Box-Produkt

Viele Verantwortliche für SharePoint-Projekte sehen in SharePoint fälschlicherweise ein Produkt, das man intuitiv bedienen kann. Die Folge: Die Anwender werden für die Zusammenarbeit via SharePoint nicht geschult, und ungeschulte Anwender steuern die Berechtigungen weiterer Nutzer. Besonders die Benutzungsdetails und auch das Intranet selbst werden nicht geplant. Dadurch lassen sich typische Projektziele wie Zeitersparnis bei Recherchen sowie der Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis nicht wie erwartet erreichen.

Collaboration-Planung ohne Business-Use-Cases

Wird die SharePoint-Technik in einem Unternehmen eingeführt, fehlt häufig ein Szenario bei der Umsetzung. Vielmehr wird spontan drauflos experimentiert mit Aufgabenstellungen wie „Wir machen mal ein Wiki“. Relevant wäre es hingegen, die Funktionen von SharePoint gezielt dort zu nutzen, wo in der Wissensentstehung noch technische Unterstützung fehlt oder mangelhaft ausgebildet ist. Der Zusammenarbeit innerhalb von SharePoint wird in vielen Unternehmen jedoch – in bester Absicht – freien Lauf gelassen, indem man den Anwendern die Standard-Teamsite-Templates zur Verfügung stellt. Dabei steht dann leider häufig nicht im Fokus, ob die Prozesse, das Know-how und die Zusammenarbeitskultur zueinander passen.

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